Подать предложение

Система контроля и мониторинга поручений городской администрации

000
Категория: Государственное устройство

Имея свой бизнес на протяжении уже 5 с лишним лет, я, в первую очередь, понял, что без четкой координации своих действий с окружающими людьми, сотрудниками или партнерами, агрегации и анализа получаемой информации добиться успеха фактически нереально. Без четкого осознания структуры той или иной организации невозможно правильно адресовать свой вопрос и получить на него ответ. С этим сталкивается каждый житель нашего прекрасного города ежедневно, решая проблемы житейского характера или работая в коллективе. С этим столкнулся и я. Пытаясь решить несколько проблем по благоустройству дворов, выяснилось, что за это отвечают несколько управлений - ЖКХ и управление дорожного хозяйство. За счет этого получение ответов и решений по нужным мне вопросом заметно увеличивалось, а задача - усложнялась. Учитывая данный опыт общения с администрацией города Воронежа, я понял, что с представленной обширной структурой, недостаточным осознанием сотрудников того, какое управление за что отвечает, да и банальным умалчиванием о реальном положении дел перед вышестоящим руководством под страхом «получить по шее» очень сильно усложняет, замедляет и снижает качество выполнения поставленных задач и работ.

Исходя из вышесказанного, хотелось бы предложить создать электронную систему сбора, анализа, аудита получаемой информации, а также координации действий управлений и/или отделов, перераспределения нагрузок, а также контроля за сроками исполнений по принятым решениям и постановлениям. Основы для данной системы можно почерпнуть из опыта крупных бизнес сообществ: руководители таких предприятий, используя результаты исследования бизнес-процессов и основы логистики, представляют полную структуру организации с четким описанием обязанностей и направлений каждого из отделов в виде схемы. Это позволяет каждому из сотрудников понять, в какой именно отдел и кому нужно обратиться за помощью, информацией для получения максимально быстрого ответа за минимально короткий срок. Используя это на уровне Администрации города можно избежать постоянных недопониманий между управлений о том, кто должен решать ту или иную задачу.
Система должна содержать функцию хранения и анализа данных. То есть, каждый специалист администрации, ответственный за решение той или иной проблемы, задачи, составляя электронный документ, загружает его на специально выделенное его управлению хранилище, предоставляет доступ к анализу отчета своему руководству и контролирующим органам. С помощью встроенных инструментов в виде параметров “Затраченное время на выполнение задачи”, “количество поданных жалоб, поставленных задач”, “задействованное количество людей/управлений” и т.д. позволит оценить и выявить наиболее проблемные позиции как в виде таблиц и рейтингов, так и в виде диаграмм. Доступ руководства к любому из хранилищ в любое время позволит оценить соответствие изначальной проблемы, принятых для ее решения шагов и тех документов, которые попадают на стол непосредственно мэру на подпись.
Помимо всего прочего, система должна иметь возможность загрузки и представления дополнительных материалов. Например, в случае покраски, ремонта фасада дома или дорожного полотна сотрудник соответствующего управления должен прикреплять подтверждающие документы в виде фотографий для подтверждения качества проводимых работ к отчетам. Загружать данные и отслеживать изменения документооборота можно либо через рабочий ПК, либо с помощью мобильного приложения.

Да, безусловно система сложна и требует большой проработки и большого количества времени. Но с ее помощью, на мой взгляд будут достигнуты следующие результаты:
1. Оптимизирована координация действий органов муниципальной и областной власти
2. Прозрачность проводимых действий за счет доступа руководителей на уровнях начальников управления, заместителей главы администрации города, мэра города ко всем документам, возможность видеть историю изменений вносимых в них, оценивать адекватность и целесообразность принимаемых решений.
3. Оперативный анализ документов на наличие наиболее проблемных позиций за счет полного доступа контролирующих органов.

Читая новости нашего города, наткнулся на планы главы администрации города о создании контрольного управления, которое бы проводило курирование решений подобного рода проблем взаимодействия между управлениями и повышением эффективности работы городской администрации. На мой взгляд, это правильный подход, т.к. в любой системе должен быть куратор, в любой системе должен быть беспристрастный и жесткий контроль над сферами ответственности, поставленными задачами и их выполнением. Поэтому, учитывая все вышесказанное, логично будет рассмотреть возможность создания предлагаемой мной системы новому «контрольному монстру», создаваемому по инициативе Александра Гусева. Таким образом, управлению под руководством Алексея Антиликаторова будет проще выполнять мониторинг и контроль над деятельностью администрации. А когда есть компетентный орган и соответствующий инструмент для выполнения обязанностей, то от этого выиграют все – как просто жители нашего города, так и представители бизнес-сообщества

0
0

Официальный комментарий

0

   Тема, затронутая в данном предложении, является важной и требует детального рассмотрения. Создание подобных систем мониторинга и контроля требует глубокой проработки всех аспектов, связанных с организацией деятельности муниципалитетов и их взаимодействия с бизнесом и населением. При этом внедрению и сопровождению функционирования таких систем предшествуют разработка концептуального плана реализации с его дальнейшим согласованием, одобрением и утверждением со стороны всех участников процесса, а также его пилотная апробация на одном из звеньев системы, обладающим всеми признаками и набором качественных параметров этой системы. Таким образом, процесс создания, тестирования и внедрения подобного рода системы целесообразно рассматривать если не в краткосрочной, то в среднесрочной перспективе с учетом ее адаптации в существующем правовом поле и необходимости внесения соответствующих изменений в уже устоявшиеся взаимоотношения субъектов.

   Администрацией городского округа город Воронеж рассматривается возможность создания подобной системы, и ведется работа по систематизации данных в целях разработки концепции ее создания и внедрения.

12.11.2014

Отправить комментарий

Image CAPTCHA
Введите символы, изображенные на картинке